Diese Harvard-Professorin hat es beobachtet: Personen, die in wichtigen Besprechungen erfolgreich sind, haben diese 2 Reflexe gemeinsam

In einem Unternehmen ist ein Treffen mit hohem Einsatz kein diplomatisches Gipfeltreffen, aber selbst in kleinerem Rahmen bleibt die Logik gleich: angespannte Jahresgespräche, entscheidende Kundentermine, familiäre Diskussionen über Geld. Für Leslie John, Professorin für Verhandlung und Verhaltensökonomie an der Harvard Business School seit über zehn Jahren, liegt der Unterschied zwischen denen, die versagen, und denen, die glänzen, hauptsächlich in einer Vorbereitung, die niemand sieht. Zwei diskrete, aber entscheidende Gesten.

In einer wichtigen Besprechung beginnt alles, bevor man den Raum betritt

Viele verbringen Stunden mit ihren Folien oder ihren Wortschatz, aber kaum Zeit mit der Gestaltung des Besprechungsraums. Doch die Forschung in der Verhandlungswissenschaft zeigt die Existenz eines echten „Heimvorteils“, erklärte Leslie John in einem Artikel, der von CNBC veröffentlicht wurde. Auf eigenem Terrain zu verhandeln macht selbstbewusster, da alles vertraut ist: der Eingang, der Bildschirm, die Platzierung der Stühle. Lange bevor ein Entscheidungsträger ankommt, hat jemand bereits entschieden, wer empfängt, wo man sitzt, ob ein Schreibtisch die Protagonisten trennt oder nicht.

Diejenigen, die in Meetings mit hohem Einsatz hervorragend sind, denken über diese Szenografie nach wie ein Regisseur. Idealerweise wählen sie einen Ort, den sie kennen und wo das Team die Logistik beherrscht. Wenn das nicht möglich ist, kommen sie früh an, testen den Raum, passen die Beleuchtung an, wählen einen Platz, der es ihnen ermöglicht, alle zu sehen, ohne in der Anklageposition zu sein. Runder Tisch, um die Zusammenarbeit zu fördern, nebeneinander statt gegenüber, um die Konfrontation zu entschärfen: Diese Details beeinflussen, was jeder zu sagen berechtigt ist.

Einen Lernplan vorbereiten statt Wortschatz

Der zweite Reflex derjenigen, die am besten abschneiden: Sie bereiten weniger vor, was sie sagen werden, als was sie fragen werden. Leslie John rät, einen „Lernplan“ zu erstellen, eine kleine Liste von Dingen, die man über seinen Gesprächspartner herausfinden möchte. Fragen bringen Informationen zutage, und „Information ist König“, erinnert sie. Besonders in einer Verhandlung, wo jedes Detail über die Zwänge und Prioritäten des anderen den Ausgang verändern kann.

Sie schlägt vier große Fragebereiche vor, die man bei jedem Treffen mit hohem Einsatz im Hinterkopf behalten sollte:

• Was hat sich für den anderen seit Ihrem letzten Austausch geändert?
• Welche internen oder externen Drucksituationen lasten derzeit auf ihm/ihr?
• Wie sieht aus seiner/ihrer Sicht ein „gutes“ Ergebnis dieser Besprechung aus?
• Was ist ihm/ihr wichtiger und was weniger wichtig?

Für Leslie John dient dieser Lernplan nicht nur dazu, Fakten zu sammeln. Sie verbindet ihn mit jahrzehntelanger Forschung über die Selbstoffenbarung und Vertrauen: Fragen zu stellen bringt den anderen dazu, sich mehr zu öffnen und Sie sympathischer zu finden, was ihn wiederum dazu bringt, noch mehr Informationen zu teilen. Ein positiver Kreislauf. Und wenn man dazu neigt, zu viel zu reden, wenn man gestresst ist, gibt das Bereithalten dieser Fragen dieser nervösen Energie einen nützlichen Platz… statt einem unkontrollierten Fluss von Geständnissen.

Die beiden nützlichen Reflexe vor jedem Meeting

In der Praxis schlägt Leslie John eine kurze, aber gezielte Vorbereitung vor. Zehn Minuten reichen oft. Fünf Minuten für den Raum: Wo findet das Meeting statt, wer empfängt, welche Tischform, wo Sie sitzen, welche Dokumente oder Bildschirme sichtbar sind. Für ein Video-Meeting bedeutet es, den Rahmen, den Hintergrund, die Tonqualität und die Reihenfolge der Wortmeldungen zu überprüfen.

Die anderen fünf Minuten werden verwendet, um seinen Lernplan zu schreiben: die vier Fragebereiche, plus zwei oder drei leichtere Fragen oder sogar einen kleinen Scherz, umdas Eis zu brechen. Einmal im Raum brauchen diejenigen, die diese Arbeit gemacht haben, kein Skript mehr zu rezitieren. Sie können wirklich zuhören, auf das reagieren, was sie hören, eine Neufokussierungsfrage stellen, wenn die Diskussion entgleitet, die gemeinsamen Ziele neu formulieren.

Leslie John, auch Autorin des Buches „Reveal: The Power of Saying Too Much About Yourself“, unterstreicht dieses Paradox: Je mehr man sich im Voraus vorbereitet, desto eher kann man sich wie eine echte Person verhalten, präsent sein, und weniger wie jemand, der ein Skript deklamiert.

Nichts davon garantiert ein positives Ergebnis im Augenblick, noch bei Ihrem nächsten schwierigen Gespräch. Aber es erhöht Ihre Chancen, denn das, was diejenigen, die erfolgreich sind, von denen unterscheidet, die in solchen Gesprächen scheitern, liegt oft in einer unsichtbaren Vorbereitung.