Warum manche Menschen den Moment hinauszögern, eine E-Mail zu öffnen, selbst wenn sie wissen, dass sie wichtig ist

Die Benachrichtigung ertönt, das Badge erscheint auf Ihrem Bildschirm: Sie haben gerade eine E-Mail erhalten. Und bei jeder neuen Benachrichtigung ist es dasselbe Gefühl: Sie weichen Ihrem Telefon aus. Wie lässt sich also erklären, dass Sie den Moment, eine E-Mail zu öffnen, immer wieder hinauszögern, selbst wenn Sie genau wissen, dass es sich nicht um etwas Wichtiges handelt? Mehrere wissenschaftliche Erklärungen können uns helfen, dieses Verhalten besser zu verstehen.

Zunächst kann man das Aufschieben des Öffnens einer E-Mail mit Prokrastination in Verbindung bringen. Konkret zeigt sich das darin, etwas auf den nächsten Tag zu verschieben, aber auch darin, eine Entscheidung hinauszuzögern, die uns potenziell in Unbehagen versetzen könnte. Eine Studie aus dem Jahr 2011 stellte fest: „Es wurde festgestellt, dass wachsame Personen eher dazu neigten, E-Mails effizient zu nutzen, indem sie persönliche E-Mails löschten und weniger geneigt waren, sie später zu öffnen. Prokrastinierende Personen, diejenigen, die sich ihrer Verantwortung entziehen, und diejenigen, die ein hohes Maß an negativen Affekten erleben, neigten eher dazu, die Bearbeitung ihrer E-Mails zu verzögern, was als weniger effiziente Verarbeitung interpretiert werden kann.“

Prokrastination, aber nicht nur…

Diese Forschungsergebnisse zeigen, dass rigorosere und organisiertere Menschen dazu neigten, ihre E-Mails besser zu verwalten und das Lesen derselben so selten wie möglich aufzuschieben. Umgekehrt waren Anhänger der Prokrastination eher geneigt, Dinge auf später zu verschieben und ihre E-Mails daher nicht zu öffnen. Die Wissenschaft zeigt uns, dass Prokrastination unseren Alltag und unsere Art, bestimmte Dinge zu handhaben, beeinflussen kann.

Ein weiterer Punkt, den es hervorzuheben gilt: die mentale Überlastung. In einer Zeit, in der unser Telefon jede Minute mit einer neuen Benachrichtigung klingelt, in der eine sofortige Antwort auf eine Nachricht erwartet wird und in der wir unter einem Strom von Informationen aus den sozialen Netzwerken begraben werden, kann man sich sehr schnell von diesem konstanten Fluss aus Nachrichten, Benachrichtigungen und Informationen überfordert fühlen. Und das kann ganz natürlich zu einer mentalen Überlastung führen. Eine E-Mail nicht zu öffnen, kann somit der bewusste Wunsch sein, sich von dieser Hyperkonnektivität und dem Druck, den sie in uns auslösen kann, zu distanzieren. Eine Studie aus dem Jahr 2024 befasste sich genau mit dieser mentalen Überlastung, und die Forschenden sind eindeutig: „Eine hohe E-Mail-Last ist mit einer Beeinträchtigung des Wohlbefindens verbunden, da E-Mails spezifische Anforderungen stellen, den Arbeitsfluss stören und dadurch die Fähigkeit der Einzelnen überlasten, sich auf ihre vorrangigen Ziele zu konzentrieren.“ Diese E-Mail-Überlastung wäre zudem eine Quelle von Alltagsstress: „Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass E-Mail-Überlastung einen besonderen Stressfaktor darstellt.“ Glücklicherweise gibt es Gewohnheiten, die man sich aneignen kann, um den Kopf zu entlasten und mit dieser Überlastung bestmöglich zu leben.

Wie kann man seine mentale Belastung im Alltag reduzieren?

Zunächst kann es gut sein, sich feste Zeitfenster einzuplanen, um seine E-Mails zu öffnen und zu beantworten, die man auch nach Priorität kategorisieren kann. Danach sind regelmäßige Pausen fernab von Bildschirmen ideal, um wieder bei sich selbst anzukommen. In diesen Pausen kann man zum Beispiel körperliche und sportliche Aktivitäten ausüben, draußen spazieren gehen, in Kontakt mit der Natur sein oder sich ganz einfach Zeit für sich nehmen.

Diese kleinen Alltagsgesten können ganz sicher dabei helfen, sich von dieser berühmten mentalen Überlastung zu befreien. Also: bereit, ein paar Stunden am Tag in den Flugmodus zu wechseln?